Que el sistema y la bodega digan lo mismo

Sí. Es el caso que más se pasa por alto porque nadie lo percibe como un envío: no hay venta, no hay cliente, es mercadería tuya que va de un lugar tuyo a otro lugar tuyo. Pero hay traslado físico de bienes, y eso es lo que la guía sustenta. Además, desde 2026 la guía se transmite al SRI en el momento de emitirla y no dentro de los días siguientes, así que el traslado interno pasó a necesitar el documento antes de que el vehículo salga.

Sí, y hay que exigirlo. Un vendedor en ruta pierde cobertura, y si la aplicación depende de estar conectada, vuelve al cuaderno el primer día. Lo correcto es que el pedido se guarde en el celular y se sincronice cuando haya señal, con una regla clara para el caso incómodo: qué pasa si mientras tanto el stock se agotó o el cliente superó su cupo. Ese conflicto se resuelve al sincronizar y se le avisa al vendedor; ignorarlo es lo que produce pedidos que después hay que llamar a corregir.

Como parte del stock, no como un dato aparte que alguien anota. Cada ingreso registra su lote y su vencimiento, y el sistema aplica la regla de qué sale primero en vez de dejarla al criterio de quien despacha. Eso permite dos cosas que se pagan solas: alertar de lo que está por vencer con tiempo para moverlo, y responder en minutos a qué clientes les llegó un lote determinado cuando el proveedor avisa de un problema.

Debería, y es la mejor prueba de si el que tienes alcanza. La utilidad real de un cliente es lo facturado menos el costo de la mercadería, menos descuentos y bonificaciones, menos lo que te cuesta financiarle sus 60 días. Cuando las bonificaciones se registran como rebaja de precio en vez de como salida de stock, ese número queda mal y nadie lo nota. Si hoy ese cálculo sale de una hoja que alguien arma cruzando tres reportes, ahí está el proyecto.

Se controla con información, no con vigilancia. Lo que un sistema puede darte es visibilidad: qué clientes visitó cada vendedor y con qué frecuencia, qué pedidos ingresaron desde cada visita, qué descuentos autorizó y quién los aprobó, y cuánto de lo que cobró efectivamente se depositó. Con eso, la conversación con el vendedor deja de ser una sospecha y pasa a ser una revisión de números. La rotación de personal es un riesgo real en distribución y la mejor defensa es que la relación con el cliente viva en el sistema y no en el celular de una persona.

Depende de por dónde arranques, y arrancar por todo es el error clásico. El orden que mejor funciona es stock y despacho primero, precios y pedidos después, cobranza al final — porque cada etapa se paga sola antes de la siguiente. La migración no es traer todo el historial: es traer los maestros limpios (productos, clientes, precios, saldos de cartera) y arrancar con saldos iniciales tomados de un inventario físico. Intentar cargar cinco años de movimientos es el error que hace que el proyecto no termine.

Entonces tienes dos negocios conviviendo y conviene tratarlos como tales. Mover mercadería propia es distribución; cobrar por mover mercadería ajena es transporte, con su propia liquidación de viaje, su costo de combustible y su tarifa. Los dos proyectos pueden compartir sistema, pero no son el mismo, y el orden importa: primero el que te cuesta dinero hoy, que en una distribuidora casi siempre es el stock y la cartera antes que la ruta.